por Pauline Machado
“Quem não é visto não é lembrado!” – certamente, você já ouviu ou leu essa frase em algum lugar. E o ramo de vendas é bem apropriado para comprová-la, afinal, o ato de visitar clientes deve estar na lista das prioridades do dia a dia dos profissionais de vendas, caso contrário, outro fará isso em seu lugar. Mas você sabe como planejar e incluir as visitas aos clientes no seu dia a dia? Seja você um vendedor iniciante ou experiente, ou ainda um gerente de vendas, acompanhe o que dizem e como fazem profissionais da área e ainda o passo a passo concedido pelo especialista em vendas e marketing Jorge Avancini e saiba como elaborar o seu plano de visitas para aumentar suas vendas!
A importância do plano de visitas
De acordo com Jorge Avancini, o plano de visitas é a bússola que norteia o trabalho do vendedor. “É uma ferramenta fundamental para traçar a forma de trabalho do dia – quem são os clientes a serem visitados, para identificar as necessidades de cada um, o que oferecer e a forma de abordá-los”, esclarece.
Passo a passo para elaborar um plano de visitas
Preparação e planejamento – De acordo com o especialista, a tarefa é relacionar os clientes que devem ser visitados. Ele sugere fazer isso diariamente, sempre ao final do dia. “É o momento para fazer um balanço de como foi o seu dia e refletir: rendeu o que você esperava? Projete o que irá fazer, quem visitar no próximo dia e depois coloque em prática e corrija à medida que for identificando novas oportunidades. Mas atenção: você não deve perder mais que 45 minutos nessa avaliação e montagem do plano de ação para o dia seguinte”, orienta.
Onde e quando deve ser feito – “Em qualquer lugar”, afirma Avancini. Para ele, não há um lugar exclusivo, o importante é tornar o exercício constante. “Pode ser feito em casa, no escritório, no hotel, na rodoviária, no aeroporto, etc. Não há lugar específico, mas deve ser feito como um dever de casa – previamente, antes de começar o dia. Para isso, basta criar o hábito, validar a ferramenta e colocá-la em prática. Mas isso deve acontecer naturalmente. Devemos sentir a validade da ferramenta; se fizermos obrigados, acaba não saindo um bom trabalho e ela se perde”, atenta o especialista.
Por quem deve ser feito – Ainda que haja hierarquias dentro das corporações, o ideal, segundo Jorge Avancini, é que o plano de visitas seja feito de forma individual pelo profissional. “Você pode trocar ideias com seu gerente e até com colegas, mas isso deve ser uma iniciativa individual. Afinal, somente você sabe quem são seus clientes, como deve abordar cada um e o que levar de soluções para eles”, justifica.
Como deve ser feito – “Não existe fórmula mágica, cada um pode criar seu plano da forma que melhor lhe convenha, desde uma simples listagem feita à mão a como usar os recursos do computador, criando uma planilha que ajude a montar seu roteiro de visitas”, enfatiza o especialista.
Qualificando os clientes potenciais a visitar – De acordo com Avancini, há várias características que devem ser levadas em consideração na hora de identificar os clientes potenciais. “Observe as oportunidades que a empresa está oferecendo, as metas a serem cumpridas no mês, o que o cliente está precisando, as ofertas, etc. Ao montarmos o plano, devemos pensar em cada cliente individualmente e que solução podemos oferecer a ele”, avalia.
Priorizando a ordem das visitas – Depois de identificadas as qualificações dos clientes, é preciso estabelecer a prioridade das visitas. “Pode ser pela ordem de importância, pela sequência do itinerário de visita, pelos dias e horários em que o cliente atende, pelo humor de cada um, etc. O importante é mapear tudo isso antes de sair a campo – para isso serve o plano de visitas. O processo para distinguir a prioridade deve ser feito na hora de preparação do plano. Lembre-se de que, segundo Pareto, ‘80% de nossas vendas estão em 20% de nossos clientes’. É neles que devemos concentrar nosso foco, a possibilidade de melhorar nossa relação e, assim, garanti-los na carteira”, explica.
Lidando com os imprevistos – Para remanejar um plano de visitas diante de imprevistos, o especialista aconselha: “Prepare-se antecipadamente e tenha muito jogo de cintura para driblar acontecimentos inesperados. Devemos prevê-los em nosso plano de visitas, deixando sempre uma margem de tempo disponível na agenda diária. Com isso, você consegue atender a esses imprevistos”, propõe o especialista.
Dividindo o tempo entre visitas e trabalho interno – Como dito no início, visitar os clientes é uma das tarefas mais importantes para quem trabalha com vendas, mas não menos importante que isso é ter tempo para o trabalho interno. “Ele é fundamental, pois é o momento que temos para refletir e avaliar nosso trabalho diário. É essencial que o profissional reserve um espaço na agenda para isso. Quando trabalhava com vendas diretas, eu tentava deixar as tardes de sextas-feiras para fazer o trabalho de revisão da semana, para fazer uma análise do que planejei e o que atingi, além de pensar na próxima semana, ver as novidades, etc.”, sugere Avancini.
Mensuração dos resultados – Em quanto tempo depois de colocar o plano de visitas em prática é possível identificar os resultados? “Imediatamente”, garante Avancini. “Se planejou corretamente, não tem o que dar errado. Podemos fazer ajustes na forma e no jeito do nosso plano, mas os resultados aparecem no fim do dia, seja na melhoria das vendas, na otimização do tempo, na redução dos custos de combustível ou na melhora da condição de trabalho. Temos de adequar nosso plano a cada tipo de atividade que exercemos. Pode ser o plano de um vendedor de livros ou de um representante farmacêutico, todos devem fazer uso dessa ferramenta. Ao aplicar o planejamento de vendas, não temos nada a perder, só ganhamos com ele”, complementa.
Considerações finais – “Ganhe alguns minutos a cada fim de dia para montar seu plano de visitas – não é perda de tempo, e sim ganhos e vantagens, você estará mais bem preparado do que seu concorrente. Avalie o que foi feito, até então, o planejado: ficou alguma coisa por fazer? Há como incluir isso no roteiro de amanhã? Quem são os próximos clientes a serem visitados? Quais serão os horários de atendimento? Quanto tempo irá usar por visita? Fará demonstração de um novo produto ou é apenas uma visita de rotina? Quanto precisa vender hoje para contribuir na meta mensal? Qual é o cliente que pode comprar um volume significativo e que ajudará no atingimento da meta? Enfim, é a partir dessas e outras perguntas que você elaborará o plano. Experimente! Monte um plano de visitas, teste por uma semana ou mais, depois compare como estava seu rendimento antes e depois de implementá-lo e tire suas conclusões sobre a validade da ferramenta!”, instiga Avancini.
Gabino Junior, gerente de negócios da Status Telecom
“Aqui na Agis, as visitas são realizadas por nós mesmos, gerentes comerciais e/ou gerentes de contas. Sempre consideramos o custo envolvido nas visitas x previsão de retorno das possíveis negociações. As visitas são planejadas inicialmente na região próxima à empresa até atingir uma cobertura nacional, caso seja necessário, priorizando, dentre os clientes, o potencial imediato de efetivação de negociações que possam trazer resultados a curto prazo. Mas é difícil qualificar um cliente, todos eles têm o direito de ser visitados e é no ato da visita que se descobre o verdadeiro potencial de um cliente. Já presenciei casos de clientes que eram pequenos no mercado e, num curto prazo de tempo, tornaram-se um dos maiores de nossa empresa. É fundamental conseguir o maior número de visitas diárias possíveis, mas só isso não basta, a manutenção por telefone ou e-mail tem que ser feita em paralelo. Uma visita sem manutenção gera perda de todos os recursos utilizados para ela. Vale lembrar que as grandes negociações são resultados de relacionamentos ocasionados por visitas aos clientes.”
Márcio Credi, gerente comercial da Agis Distribuição
“O plano de visitas ainda é a melhor ferramenta para fidelizar parceiros. Com ele, você visualiza onde estará, com que frequência e quanto custará cada visita, além de poder organizar a agenda corporativa. Se o cliente é o sujeito que sempre tem razão, conhecê-lo, ter e manter as portas abertas é de suma importância. Meu planejamento é anual, porém, o mercado é mutável e há que se reavaliar permanentemente esses roteiros. Para elaborar o meu plano de visitas, seleciono os clientes prioritários e por grau de necessidade, sejam problemas ou novos projetos. Preparo a longo prazo e vou marcando a médio prazo. No curto prazo, faço a reengenharia para ver se há outras prioridades a serem resolvidas na área de atuação do principal cliente ou assunto a ser resolvido. Não há fórmula mágica ou receita, e sim prática e organização. O dia a dia é que determina, chego a viajar pelo Brasil até duas vezes ao mês; então, preciso alternar minhas visitas a campo com trabalhos internos. Tenho uma máxima que utilizo: ‘Mais vale um dia a campo que um ano no escritório’. O escritório é ótimo para planejar, mas o campo é que lhe mostra se você estava certo ou não!”
Denis Fornari, coordenador nacional de trade marketing da White Goods
A importância do plano de visitas
De acordo com Jorge Avancini, o plano de visitas é a bússola que norteia o trabalho do vendedor. “É uma ferramenta fundamental para traçar a forma de trabalho do dia – quem são os clientes a serem visitados, para identificar as necessidades de cada um, o que oferecer e a forma de abordá-los”, esclarece.
Passo a passo para elaborar um plano de visitas
Preparação e planejamento – De acordo com o especialista, a tarefa é relacionar os clientes que devem ser visitados. Ele sugere fazer isso diariamente, sempre ao final do dia. “É o momento para fazer um balanço de como foi o seu dia e refletir: rendeu o que você esperava? Projete o que irá fazer, quem visitar no próximo dia e depois coloque em prática e corrija à medida que for identificando novas oportunidades. Mas atenção: você não deve perder mais que 45 minutos nessa avaliação e montagem do plano de ação para o dia seguinte”, orienta.
Onde e quando deve ser feito – “Em qualquer lugar”, afirma Avancini. Para ele, não há um lugar exclusivo, o importante é tornar o exercício constante. “Pode ser feito em casa, no escritório, no hotel, na rodoviária, no aeroporto, etc. Não há lugar específico, mas deve ser feito como um dever de casa – previamente, antes de começar o dia. Para isso, basta criar o hábito, validar a ferramenta e colocá-la em prática. Mas isso deve acontecer naturalmente. Devemos sentir a validade da ferramenta; se fizermos obrigados, acaba não saindo um bom trabalho e ela se perde”, atenta o especialista.
Por quem deve ser feito – Ainda que haja hierarquias dentro das corporações, o ideal, segundo Jorge Avancini, é que o plano de visitas seja feito de forma individual pelo profissional. “Você pode trocar ideias com seu gerente e até com colegas, mas isso deve ser uma iniciativa individual. Afinal, somente você sabe quem são seus clientes, como deve abordar cada um e o que levar de soluções para eles”, justifica.
Como deve ser feito – “Não existe fórmula mágica, cada um pode criar seu plano da forma que melhor lhe convenha, desde uma simples listagem feita à mão a como usar os recursos do computador, criando uma planilha que ajude a montar seu roteiro de visitas”, enfatiza o especialista.
Qualificando os clientes potenciais a visitar – De acordo com Avancini, há várias características que devem ser levadas em consideração na hora de identificar os clientes potenciais. “Observe as oportunidades que a empresa está oferecendo, as metas a serem cumpridas no mês, o que o cliente está precisando, as ofertas, etc. Ao montarmos o plano, devemos pensar em cada cliente individualmente e que solução podemos oferecer a ele”, avalia.
Priorizando a ordem das visitas – Depois de identificadas as qualificações dos clientes, é preciso estabelecer a prioridade das visitas. “Pode ser pela ordem de importância, pela sequência do itinerário de visita, pelos dias e horários em que o cliente atende, pelo humor de cada um, etc. O importante é mapear tudo isso antes de sair a campo – para isso serve o plano de visitas. O processo para distinguir a prioridade deve ser feito na hora de preparação do plano. Lembre-se de que, segundo Pareto, ‘80% de nossas vendas estão em 20% de nossos clientes’. É neles que devemos concentrar nosso foco, a possibilidade de melhorar nossa relação e, assim, garanti-los na carteira”, explica.
Lidando com os imprevistos – Para remanejar um plano de visitas diante de imprevistos, o especialista aconselha: “Prepare-se antecipadamente e tenha muito jogo de cintura para driblar acontecimentos inesperados. Devemos prevê-los em nosso plano de visitas, deixando sempre uma margem de tempo disponível na agenda diária. Com isso, você consegue atender a esses imprevistos”, propõe o especialista.
Dividindo o tempo entre visitas e trabalho interno – Como dito no início, visitar os clientes é uma das tarefas mais importantes para quem trabalha com vendas, mas não menos importante que isso é ter tempo para o trabalho interno. “Ele é fundamental, pois é o momento que temos para refletir e avaliar nosso trabalho diário. É essencial que o profissional reserve um espaço na agenda para isso. Quando trabalhava com vendas diretas, eu tentava deixar as tardes de sextas-feiras para fazer o trabalho de revisão da semana, para fazer uma análise do que planejei e o que atingi, além de pensar na próxima semana, ver as novidades, etc.”, sugere Avancini.
Mensuração dos resultados – Em quanto tempo depois de colocar o plano de visitas em prática é possível identificar os resultados? “Imediatamente”, garante Avancini. “Se planejou corretamente, não tem o que dar errado. Podemos fazer ajustes na forma e no jeito do nosso plano, mas os resultados aparecem no fim do dia, seja na melhoria das vendas, na otimização do tempo, na redução dos custos de combustível ou na melhora da condição de trabalho. Temos de adequar nosso plano a cada tipo de atividade que exercemos. Pode ser o plano de um vendedor de livros ou de um representante farmacêutico, todos devem fazer uso dessa ferramenta. Ao aplicar o planejamento de vendas, não temos nada a perder, só ganhamos com ele”, complementa.
Considerações finais – “Ganhe alguns minutos a cada fim de dia para montar seu plano de visitas – não é perda de tempo, e sim ganhos e vantagens, você estará mais bem preparado do que seu concorrente. Avalie o que foi feito, até então, o planejado: ficou alguma coisa por fazer? Há como incluir isso no roteiro de amanhã? Quem são os próximos clientes a serem visitados? Quais serão os horários de atendimento? Quanto tempo irá usar por visita? Fará demonstração de um novo produto ou é apenas uma visita de rotina? Quanto precisa vender hoje para contribuir na meta mensal? Qual é o cliente que pode comprar um volume significativo e que ajudará no atingimento da meta? Enfim, é a partir dessas e outras perguntas que você elaborará o plano. Experimente! Monte um plano de visitas, teste por uma semana ou mais, depois compare como estava seu rendimento antes e depois de implementá-lo e tire suas conclusões sobre a validade da ferramenta!”, instiga Avancini.
Plano de visitas na prática
“É a etapa mais importante das vendas, pois um bom planejamento de visitas faz com que o trabalho seja eficiente e, consequentemente, alcance futuros clientes e um número maior de vendas. Não saio para uma visita sem antes me programar. Todos os dias pela manhã, já na empresa, acesso minha planilha de clientes, pois nela estão todas as informações necessárias para a formatação do meu plano de visitas – empresa, endereço, telefone, pessoa de contato, horário de atendimento, etc. A partir de então, faço uma segmentação por localização, dando preferência às empresas próximas, estimando o tempo de cada visita em uma hora. Sempre ligo e agendo minhas visitas, pois tenho que tratar com a pessoa certa, no horário em que ela puder. Finalizo preenchendo o roteiro do dia para que possa me orientar quando estiver externo. Esse roteiro geralmente contempla duas empresas clientes para revisita e duas para captação de novos clientes. Para que possa me organizar entre visitas a clientes e trabalhos internos, procuro marcar visitas para o começo da manhã e, no início da tarde, retorno à empresa para elaboração de projetos, propostas comerciais ou resolver alguma pendência. Vale destacar que eu mesmo faço o meu plano de visitas, mas meu gerente fica com uma cópia caso queira me encontrar em algum cliente.”Gabino Junior, gerente de negócios da Status Telecom
“Aqui na Agis, as visitas são realizadas por nós mesmos, gerentes comerciais e/ou gerentes de contas. Sempre consideramos o custo envolvido nas visitas x previsão de retorno das possíveis negociações. As visitas são planejadas inicialmente na região próxima à empresa até atingir uma cobertura nacional, caso seja necessário, priorizando, dentre os clientes, o potencial imediato de efetivação de negociações que possam trazer resultados a curto prazo. Mas é difícil qualificar um cliente, todos eles têm o direito de ser visitados e é no ato da visita que se descobre o verdadeiro potencial de um cliente. Já presenciei casos de clientes que eram pequenos no mercado e, num curto prazo de tempo, tornaram-se um dos maiores de nossa empresa. É fundamental conseguir o maior número de visitas diárias possíveis, mas só isso não basta, a manutenção por telefone ou e-mail tem que ser feita em paralelo. Uma visita sem manutenção gera perda de todos os recursos utilizados para ela. Vale lembrar que as grandes negociações são resultados de relacionamentos ocasionados por visitas aos clientes.”
Márcio Credi, gerente comercial da Agis Distribuição
“O plano de visitas ainda é a melhor ferramenta para fidelizar parceiros. Com ele, você visualiza onde estará, com que frequência e quanto custará cada visita, além de poder organizar a agenda corporativa. Se o cliente é o sujeito que sempre tem razão, conhecê-lo, ter e manter as portas abertas é de suma importância. Meu planejamento é anual, porém, o mercado é mutável e há que se reavaliar permanentemente esses roteiros. Para elaborar o meu plano de visitas, seleciono os clientes prioritários e por grau de necessidade, sejam problemas ou novos projetos. Preparo a longo prazo e vou marcando a médio prazo. No curto prazo, faço a reengenharia para ver se há outras prioridades a serem resolvidas na área de atuação do principal cliente ou assunto a ser resolvido. Não há fórmula mágica ou receita, e sim prática e organização. O dia a dia é que determina, chego a viajar pelo Brasil até duas vezes ao mês; então, preciso alternar minhas visitas a campo com trabalhos internos. Tenho uma máxima que utilizo: ‘Mais vale um dia a campo que um ano no escritório’. O escritório é ótimo para planejar, mas o campo é que lhe mostra se você estava certo ou não!”
Denis Fornari, coordenador nacional de trade marketing da White Goods
Abraços fraternos.
Vamos visitar meu povo, com certeza o nosso destino nós que fazemos.
Adriana Mantana.
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